communicatieve-vaardigheden

communicatieve-vaardigheden: 10 praktische tips & nuttige informatie

Voor wie?

Communicatie is meer dan een gesprek tussen verschillende personen. Het is een proces tussen mensen waarbij wederzijds boodschappen zowel bewust als onbewust worden aangeboden. Deze boodschappen worden ook zowel bewust als onbewust ontvangen en geïnterpreteerd. Met een goede communicatie bereik je dat je boodschap op dezelfde manier bij de ontvanger aankomt als je hebt bedoeld. Goed communiceren is niet zo gemakkelijk. Het is een proces wat door mensen zelf, omstandigheden en situaties bijna altijd nadelig wordt beïnvloed. Hierdoor komen boodschappen niet, nauwelijks of heel anders dan bedoeld bij de ontvanger aan.

Je kunt communicatieve vaardigheden leren. Door middel van technieken en gericht oefenen kun je leren dat je op een goede manier je boodschap kunt overbrengen. Je kunt je communicatie trainen op zakelijk gebied. Er zijn diverse trainingen voor te volgen. Denk maar eens aan verkooptrainingen, maar ook voor managers zijn er diverse trainingen op het gebied van communicatie. Ook op persoonlijk gebied kun je door middel van technieken en trainingen je communicatieve vaardigheden verbeteren. Als je vaak niet of verkeerd wordt begrepen door anderen, of als je het gevoel hebt dat er nooit naar je wordt geluisterd, kan een cursus communicatieve vaardigheden je leven een positieve draai geven. Veel mensen hebben moeite met nee zeggen. Voor deze mensen helpt een assertiviteitstraining.

Communicatie bestaat uit meer onderwerpen dan alleen het voeren van gesprekken. Actief kunnen luisteren, de non-verbale communicatie, juiste vragen stellen en doorvragen, feedback (samenvatten en spiegelen), confronteren en de juiste houding aannemen zijn onderwerpen die net zo belangrijk zijn voor een goede communicatie. In deze tips komen een aantal communicatieve vaardigheden aan bod en de diverse soorten trainingen op dit gebied.

Assertiviteit

Assertiviteit is synoniem aan opkomen voor jezelf.
Een assertiviteitstraining helpt je om je verbaal sterker en overtuigender te maken, zonder agressief over te komen. Als je moeite hebt met nee zeggen, is een assertiviteitstraining een prima hulpmiddel om sterker in je schoenen te staan en beter je grenzen aan te kunnen geven. Je hoeft niet te schreeuwen, huilen of dreigen om gehoord te worden. Het kost je geen moeite meer op opdringerige of lastige mensen af te wimpelen. Als je vindt dat je niet genoeg voor je belangen opkomt en vaak over je heen laat lopen, is een investering in een assertiviteitstraining bijzonder lonend voor je zelfontwikkeling.

Hieronder volgen een paar basistips waarmee je direct kunt oefenen om jezelf sterker en overtuigende te maken.

Wijs af, maar wel op een beleefde manier

Als je het moeilijk vindt om nee te zeggen, moet je veel oefenen. Als iemand iets van je wil, waar jij geen zin in hebt, kun je dat met een ferme ‘nee!’ afwenden. Maar dat brengt waarschijnlijk een schrikreactie bij zowel de ontvanger als bij jezelf teweeg, waardoor je waarschijnlijk een ‘sorry’ zult stamelen en je weer terug bij af bent. Probeer het met een vriendelijk ‘nee, het spijt me, maar het komt me niet goed uit’ of ‘nee, vandaag maar even niet’, of ‘nee, dat zal helaas niet gaan’. Tel dan even tot tien, want voor je het weet zit je uit te leggen waarom je nee hebt gezegd.

Je hoeft niets uit te leggen aan een ander

Als je geen tijd of gelegenheid hebt, of als je gewoon even geen zin hebt, kun je volstaan met een afwijzing als iemand je ergens voor vraagt. ‘Nee, ik kan vandaag niet’, volstaat. Je hoeft een ander geen uitleg te geven. Je bent je collega, vriendin of verkoper geen verantwoording verschuldigd. (We hebben het nu uiteraard even niet over je chef die vraagt om de tot je functie behorende taken uit te voeren).

Lichaamshouding

Je lichaamshouding verraadt of je iets meent of niet. Zet je woorden kracht bij met je lichaamshouding. Kijk iemand recht aan als je de woorden ‘nee, dank je’ gebruikt. Naar beneden kijken geeft de ander het gevoel dat er toch nog ruimte is om je over te halen.

Een gesprek voeren

Communicatieve vaardigheden zijn niet voor iedereen weggelegd. Er zijn veel mensen die graag meer contact zouden willen maken met andere mensen. Zij hebben alleen grote moeite met het voeren van een gesprek en het op gang houden van een gesprek. Anderen vinden het moeilijk om op een feestje of receptie een gesprek met iemand aan te knopen. Verlegenheid is een grote handicap als je alleen ergens heen gaat en je kent er niemand.
Hieronder volgen wat tips voor het beginnen van een gesprek.

Verlegenheid opzij zetten

Verlegenheid kan een obstakel zijn in het beginnen van een conversatie. Verlegen mensen denken eerst aan hoe ze over zullen komen. Meestal denken ze niet zo goed over zichzelf en dat maakt dat de moed om een gesprek te beginnen al snel in de schoenen zakt. Als je snel bloost, is de gedachte dat je zult blozen al een reden om van een gesprek af te zien. Als je heel verlegen bent en je bloost bij het aangaan van een gesprek, voelt dat als een mislukking. Toch is de heftige afkeuring die je voelt iets wat niet bij de ander hoort, maar bij jezelf.
Er zullen niet snel grappen worden gemaakt als je begint te blozen bij het begin van een gesprek. Als dat wel zo is, zegt dat meer over de ander en kun je maar beter fatsoenlijk gezelschap zoeken.
Je kunt ook meteen zeggen dat je helaas wat moeite hebt om een gesprek te beginnen. Het is meteen een goede openingszin om mee te beginnen.
Als de verlegenheid zo groot is dat je het je totaal in de weg staat om sociale contacten te onderhouden, kun je met therapie geholpen worden.

Forceer je niet

Ga op een persoon af die je aardig lijkt en forceer je niet tot een gedrag dat niet bij je past. Je hoeft geen flitsende openingszin te gebruiken. Wees jezelf en doe je niet anders voor.

Open vraag

Het beste kun je een gesprek met een open vraag beginnen. Je geeft de ander dan ruimte om te reageren. Het antwoord kan aanleiding geven tot de volgende vraag of een gesprek. Op een receptie kun je jezelf voorstellen en vragen welke relatie deze persoon heeft met de gastheer/gastvrouw.

Non-verbale communicatie

Als je het erg lastig vindt een gesprek te beginnen kun je met non-verbale handelingen laten zien dat je open staat voor een gesprek. Glimlach en kijk goed om je heen. Zit rechtop en kijk mensen even aan die langs je tafel lopen. (Ga niet staren). Zeg gedag tegen mensen die je bij het buffet tegenkomt.

Kritiek

Het valt niet mee om kritiek te ontvangen. Hoe ga je daar op een goede manier mee om?
Er zijn veel mensen die er slecht tegen kunnen en er vijandig op reageren. De kritiek, die misschien wel opbouwend had kunnen zijn, komt niet meer aan. De ontvanger van de kritiek is zo boos, dat hij niet meer hoort waarop de kritiek is gebaseerd. Het is daarom ook net zo moeilijk om kritiek te geven. Hoe zorg je dat de ontvanger de kritiek ter harte neemt?

Heb je veel met kritiek te maken? Ben je iemand die er niet tegen kan en houdt dat je ontplooiing op enig gebied tegen? Dan is een cursus ‘omgaan met kritiek’ een hulpmiddel om verder in het leven te komen.
Ben je iemand die kritiek moet geven in verband met een functie of om andere redenen? Je kunt vaardigheden en technieken leren, waarmee je opbouwende kritiek kunt geven zonder meteen in de verdediging te hoeven schieten.

Als je alvast wat handvatten zoekt om met kritiek om te gaan, volgen hier wat basistips.

Even slikken

Op het moment dat je kritiek krijgt voorgeschoteld, verwacht je dat misschien niet meteen. Raak niet direct in paniek, maar probeer het hoofd koel te houden. Bedenk dat de kritiek (meestal) een handeling betreft en niet jouw persoon. Probeer goed te luisteren wat er volgens de gever van de kritiek aan mankeert. Je moet niet direct in de verdediging gaan, want dan hoor je niet meer waar de kritiek over gaat. Luister goed naar de kritiek en laat de persoon die het geeft helemaal uitpraten.

Feedback

Degene die de kritiek geeft, zal er ongetwijfeld ook wat moeite mee hebben. Kritiek geven is best lastig. Het kan zijn dat de kritiekgever niet goed uit zijn woorden komt en daarmee de kritiek niet optimaal kan uitleggen. Herhaal daarom regelmatig de kritiek die je ontvangt en vraag om feedback.’Bedoel je dat je vindt dat ik…’. Als je iets niet begrijpt, kun je vragen om een toelichting of een voorbeeld.

Denk er over na

De kritiek kan koud op je dak vallen. Het is dan ook niet onverstandig om even de tijd te nemen om er over na te denken. Bedank degene voor de kritiek ook al klinkt dat raar. Zeg dat je met de kritiek iets hebt om over na te denken. Zo maak je er iets positiefs van. Doe er ook iets mee!
Je kunt de kritiek terecht vinden en beloven je aan te passen. Je kunt de kritiek ook onterecht vinden.
In dat laatste geval kan er waarschijnlijk iets achter de kritiek zitten, een bepaalde situatie bijvoorbeeld. Je kunt dat uitpraten en als dat niet lukt, kun je iets afspreken waarmee de situatie voor beiden acceptabel is.
Je kunt er ook voor kiezen om niets met de kritiek te doen, maar leg dan wel uit waarom.

Luisteren

Het is voor de kwaliteit van een gesprek belangrijk dat je goed kunt luisteren. Het lijkt een vanzelfsprekend iets, maar het is teleurstellend hoe weinig mensen er goed in zijn.

Luisteren houdt meer in dan horen wat de ander zegt. Door te luisteren geef je de ander de ruimte om zijn of haar verhaal te doen. Laat de spreker uitpraten en onderbreek zijn of haar verhaal niet. Jaag hem ook niet op. Kijk je gesprekspartner aan en knik af en toe, waarmee je aangeeft dat je hem/haar nog steeds volgt. Daarmee toon je belangstelling.

Luisteren betekent dat je laat merken dat je luistert door vragen te stellen en feedback te geven. Met vragen kun je de spreker stimuleren om verdere details te vertellen. Je kunt vragen bepaalde zaken nader toe te lichten. Je kunt door middel van het stellen van vragen de spreker prikkelen om ergens over na te denken. Vragen houdt in, dat de spreker jouw belangstelling heeft. Over het algemeen vindt iedereen het plezierig als hij het gevoel heeft dat er goed naar hem wordt geluisterd. Door het stellen van vragen geef je hem dat gevoel. Vat nog even samen wat de ander heeft gezegd en vraag of je het goed hebt begrepen.

Veel mensen zien een gesprek als een soort wedstrijd, een discussie waarbij degene wint met de beste argumenten. Je kunt op deze manier niet goed luisteren, want je bent al tijdens het spreken van de ander bezig met je eigen inbreng voor het gesprek. Als je goed wilt worden in luisteren, kun je ieder gesprek beschouwen als een mogelijkheid de gedachten en denkwijze van een ander te doorgronden. Je kunt er je voordeel mee doen. In plaats van de grote winnaar van het gesprek te zijn, kun je uit andermans visie leren en nieuwe ideeën opdoen.

Luisteren is niet allen horen wat de ander zegt. Je kijkt ook naar zijn of haar lichaamstaal. Je kunt hierin de gemoedstoestand van de ander zien en hierop beter anticiperen. Blijf ook naar je gesprekspartner kijken als je zelf aan het praten bent. Je kunt bijvoorbeeld via de lichaamstaal van de ander al goed zien of deze (nog) geïnteresseerd is in wat jij te zeggen hebt.

Goed kunnen luisteren levert veel voordelen op. Mensen vinden je aardiger, in je werk kom je er verder mee en de samenwerking tussen jou en andere mensen verloopt prettiger.

Overtuigende woorden

Sommige mensen hebben het gewoon in zich. Ze hebben een manier van praten waarmee ze als het ware een radio aan een doof iemand kunnen verkopen. Met woorden kunnen ze iemand als vanzelfsprekend overtuigen en motiveren. Je kunt deze communicatieve vaardigheden leren in de vorm van managementcursussen, verkooptechnieken of workshops voor het aanleren van de communicatieve vaardigheden ‘overtuigen en beïnvloeden’.

Je kunt aan de hand van de volgende basistips zelf alvast wat technieken leren om je omgeving met woorden te overtuigen en zelfs te beïnvloeden.

De vergelijkingsregel

De vergelijkingsregel is een simpel principe die er van uitgaat dat als je wilt dat anderen iets doen, je het zelf ook moet doen. Voor veel mensen is het gemakkelijker iemand te volgen dan eerst zelf na te denken. Ga maar eens in een drukke winkelstraat staan en roep tegen je partner of collega: ‘hé, moet je hier eens kijken’, terwijl je wijst naar een lege steeg. Kijk maar goed om je heen, heel veel mensen zullen hun hoofd naar de lege steeg draaien en misschien zelfs wel even voor de lege steeg stil staan.

Wek sympathie op

Met stroop vang je meer vliegen dan met azijn, is het oude gezegde. Wie sympathiek over komt, krijgt meer van de medemens gedaan.

Maak indruk met je uiterlijk

Als je serieus genomen wilt worden, moet je er ook serieus uitzien. Iemand die er goed verzorgd uit ziet, wekt meer vertrouwen op dan iemand die er bij loopt als een zwerver.

Autoriteit

Als je autoriteit uitstraalt, heb je een natuurlijk overwicht dat mensen sneller overhaalt voor een bepaalde actie. Je kunt leren om krachtig en sterk met woorden te worden met behulp van een assertiviteitstraining (zie tip 3).

Sorry zeggen

Excuses aanbieden is niet voor iedereen even gemakkelijk.
In de Nederlandse cultuur is het ‘sorry zeggen’ voor velen min of meer schuld bekennen. We geven daarbij graag een ander of een omstandigheid de schuld. ‘Sorry, dat ik te laat ben, maar het verkeer zat niet mee’. In feite ontkracht je daarmee je excuses. Jij kon er immers niets aan doen, het lag aan het verkeer. In de Verenigde Staten schijnen advocaten hun cliënten af te raden excuses aan te bieden, omdat deze zouden kunnen leiden tot het accepteren van aansprakelijkheid. Zover gaat het dus in de Westerse maatschappij. In Japan zien ze het maken van excuses anders, namelijk een teken van nederigheid en medemenselijkheid.

Excuses aanbieden is een vaardigheid die je kunt leren op een goede en juiste manier over te brengen. Het levert veel voordeel op, omdat het relaties versterkt. Sorry zeggen, kan opluchting geven. Je laat met een excuus de ander merken, dat je hem of haar werkelijk waardeert. Dat geldt ook voor het aanvaarden van excuses.

Handige tips voor gemeend ‘sorry’ zeggen:

Respecteer de gevoelens van de ander

Als je tot het besef komt, dat je iemand onbedoeld benadeeld hebt, is er een reden om je excuses aan te bieden. Vind je dat moeilijk? Verplaats je dan eens in de ander. Je hebt iemand gekwetst, beledigd of onheus behandeld. Je hoeft het niet met deze persoon eens te zijn, maar je kunt wel zijn of haar gevoelens respecteren.

Haak in op de gevoelens van de ander

Je kunt, inhakend op het vervelende gevoel dat je bij de ander hebt veroorzaakt, je excuses aanbieden. ‘Het spijt me dat ik je met mijn woorden/daden heb gekwetst’.

Houd het kort en daarmee krachtig

Het is belangrijk om verder niets (geen woorden) aan je excuus toe te voegen. Je komt dan waarschijnlijk in de verleiding je excuus te ontkrachten of een tegenaanval te beginnen. Geef je excuus geen aanleiding tot een discussie.

Maak het goed

Als je de spijtbetuiging kunt versterken met een goede daad, dan is dat nog beter. Kom bijvoorbeeld alsnog die niet nagekomen afspraak na.

Als de ander je excuses niet accepteert

Als de ander je excuses niet accepteert, dan moet de je ander tijd en ruimte geven er over na te denken. Vertel hem of haar dat jouw deur altijd voor hem of haar open staat.

Spreekangst/Presentaties

Spreekangst is één van de meest voorkomende soort angst die er is.
Spreekangst houdt in dat je bang bent om te spreken in het openbaar én voor een groep. Het merendeel van alle mensen heeft moeite om te spreken voor een grote groep personen. Een toespraak moeten houden van nog geen vijf minuten kan menig persoon nachten lang wakker houden. Spreekangst kan leiden tot verschillende klachten, van misselijkheid tot een black-out krijgen en flauwvallen.
Het is dus niet vreemd als je wat nerveus bent voor het houden van een toespraak. Een beetje zenuwen kun je meestal wel bedwingen. Anders wordt het, als je bij het idee in paniek raakt. Gelukkig kun je er wel wat aan doen met behulp van ontspanningsoefeningen, eventueel aangevuld met cognitieve gedragstherapie.
Het kan zijn dat je een baan hebt of ambieert die onlosmakelijk is verbonden met het geven van presentaties. Als je er geen ervaring mee hebt, of je huivert bij de gedachte voor een groep mensen te spreken, dan kun je een cursus ‘presentaties geven’ overwegen. Je leert er verschillende technieken om succesvol een presentatie te geven.

Hieronder lees je alvast wat basistechnieken voor een geslaagde presentatie.

Bepaal je doelgroep

Als je een presentatie voorbereid, moet je eerst weten voor welk publiek het is bestemd. Dan kun je de boodschap goed op je toehoorders afstemmen.

Structuur

Een presentatie heeft een bepaalde opbouw, inhoudelijke boodschap en een einde. Maak het publiek eerst kort duidelijk wat zij kunnen verwachten en uit welke volgorde de presentatie is opgebouwd.

Het begin is het halve werk

Begin je presentatie goed. Een goede binnenkomer kan de aandacht van het publiek trekken. Het is gebleken dat de eerste minuten al bepalend zijn voor de totale toespraak. Begin je presentatie met humor, een anekdote, een citaat of een actualiteit.

Presenteren is aandacht vragen

Je trekt de aandacht van het publiek niet alleen met het opzeggen van een verhaal. Je lichaamshouding speelt ook een grote rol. Presenteren is acteren. Vertel je verhaal met verve. Maak gebruik van hulpmiddelen. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van beelden, zoals een diavoorstelling.

Eind goed, al goed

Eindig je presentatie met een samenvatting, stelling, belofte of vraag. Het is mooi om een presentatie rond te maken. Dat bereik je door even weer terug te gaan naar de opening en deze met je laatste woorden in een eindbetoog kracht bij te zetten.

Tekst communiceren

Schriftelijke communicatieve vaardigheden kun je leren.
Het kunnen schrijven van een goede tekst is essentieel als je overtuigend wilt overkomen. Een sollicitatiebrief moet bijvoorbeeld zodanig geschreven worden, dat ze op zijn minst de lezer overhaalt om je uit te nodigen voor een gesprek.

Studenten zouden aandacht moeten besteden aan hun schriftelijke communicatieve vaardigheden. Een script wordt niet alleen inhoudelijk beoordeeld. Een goed verzorgde, vlot geschreven tekst helpt bij het halen van punten.

In het dagelijkse leven bieden schriftelijke communicatieve vaardigheden vele voordelen. Goed geschreven brieven helpen je bijvoorbeeld sneller om te krijgen wat je wilt.

In bepaalde beroepen zijn schriftelijke communicatie vaardigheden een vereiste. Een journalist moet niet alleen goed kunnen schrijven, er moet creativiteit in zijn teksten zitten en deskundigheid.
Als je in de reclame wilt werken is het belangrijk dat je in een korte boodschap het product aan de man kunt brengen.
Secretaressen zullen over de nodige schriftelijke communicatieve vaardigheden moeten beschikken om notulen te verwerken of verslagen te maken.
Andere beroepen die waarde hechten aan een goede schriftelijke communicatie zijn er op het gebied van vertegenwoordigers, correspondenten, administratief medewerkers en andere beroepen waarbij het afhandelen van zakelijke correspondentie bij de functie hoort.

Je kunt via het internet diverse cursussen vinden op het gebied van schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Trainingen en cursussen

Om je communicatieve vaardigheden te verbeteren of aan te scherpen, kun je kiezen uit vele trainingen en cursussen.
De vaardigheden kunnen je goed van pas komen in veel situaties in het gewone leven, maar kunnen ook positief bijdragen tot verbetering van werkomstandigheden.

Er zijn veel soorten lessen in communicatieve vaardigheden. Je hebt lessen of cursussen die gericht zijn op persoonlijke vaardigheden, om de kwaliteit van je leven te verbeteren, maar er zijn ook hogere opleidingen voor gespecialiseerde functies. Op het internet kun je alle mogelijkheden vinden.
Je kunt een workshop van één dag of meerdere dagen volgen, of je volgt een meerjarige opleiding.

Je kunt het aanbod vergelijken, als je van tevoren weet welke communicatieve vaardigheden voor jou belangrijk zijn en wat je met de cursus wilt bereiken. Vraag jezelf daarom eerst af welk doel je met een cursus wilt bereiken.

Als je een bepaald beroep wilt leren, zitten de nodige communicatieve vaardigheden meestal in de opleiding verwerkt. Het is niet nodig om hiervoor extra cursussen te volgen.
Wel kan het zijn dat je verder wilt komen met specifieke gesprekstechnieken.

Het aanleren van communicatieve vaardigheden kunnen je veel profijt bij bepaalde werkomstandigheden opleveren. Het helpt je bijvoorbeeld bij het oplossen van conflicten. Met een assertiviteitstraining sta je sterker in je schoenen en kom je beter voor jezelf op. Je kunt er je carrièremogelijkheden mee verbeteren.

Tips & Reacties

Deel je eigen tip over communicatieve vaardigheden

En maak kans op een cadeaubon ter waarde van € 25!